Datenschutzerklärung Govii Trier

Hinweis: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung männlicher und weiblicher Sprachformen verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichwohl für beiderlei Geschlecht.

Präambel

Diese Datenschutzerklärung bezieht sich auf den Chatbot Govii Trier.

Wir nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst. Wir möchten, dass Sie wissen, wann wir welche Daten erheben und wie wir sie verwenden. Es wurden technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) getroffen, die sicherstellen, dass die Vorschriften über den Datenschutz einschließlich der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und des Landesdatenschutzgesetzes (LDSG) von allen beteiligten Stellen beachtet werden.

Stand der Datenschutzinformation: 10.02.2022

Begriffe

Bei der Erstellung unserer Datenschutzerklärung stützen wir uns auf die Begriffe, die auch innerhalb der DSGVO verwendet werden. Gleichzeitig ist es unser Anspruch, dass unsere Datenschutzerklärung leicht verständlich und der Materie entsprechend einfach zu lesen ist. Deshalb wollen wir die in dieser Erklärung verwendeten Begriffe vorab definieren:

„personenbezogene Daten“
Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „betroffene Person“) beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind, identifiziert werden kann.
„betroffene Person“
Betroffene Person ist jede identifizierte oder identifizierbare natürliche Person, deren personenbezogene Daten von dem für die Verarbeitung Verantwortlichen verarbeitet werden.
„Verarbeitung“
Verarbeitung ist jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführte Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.
„Einschränkung der Verarbeitung“
Einschränkung der Verarbeitung ist die Markierung gespeicherter personenbezogener Daten mit dem Ziel, ihre künftige Verarbeitung einzuschränken.
„Profiling“
Profiling ist jede Art der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten, die darin besteht, dass diese personenbezogenen Daten verwendet werden, um bestimmte persönliche Aspekte, die sich auf eine natürliche Person beziehen, zu bewerten, insbesondere, um Aspekte bezüglich Arbeitsleistung, wirtschaftlicher Lage, Gesundheit, persönlicher Vorlieben, Interessen, Zuverlässigkeit, Verhalten, Aufenthaltsort oder Ortswechsel dieser natürlichen Person zu analysieren oder vorherzusagen.
„Pseudonymisierung“
Pseudonymisierung ist die Verarbeitung personenbezogener Daten in einer Weise, auf welche die personenbezogenen Daten ohne Hinzuziehung zusätzlicher Informationen nicht mehr einer spezifischen betroffenen Person zugeordnet werden können, sofern diese zusätzlichen Informationen gesondert aufbewahrt werden und technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen, die gewährleisten, dass die personenbezogenen Daten nicht einer identifizierten oder identifizierbaren natürlichen Person zugewiesen werden.
„Verantwortlicher“
Verantwortlicher oder für die Verarbeitung Verantwortlicher ist die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet. Sind die Zwecke und Mittel dieser Verarbeitung durch das Unionsrecht oder das Recht der Mitgliedstaaten vorgegeben, so kann der Verantwortliche beziehungsweise können die bestimmten Kriterien seiner Benennung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten vorgesehen werden.
„Auftragsverarbeiter“
Auftragsverarbeiter ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet.
„Empfänger“
Empfänger ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, der personenbezogene Daten offengelegt werden, unabhängig davon, ob es sich bei ihr um einen Dritten handelt oder nicht. Behörden, die im Rahmen eines bestimmten Untersuchungsauftrags nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten möglicherweise personenbezogene Daten erhalten, gelten jedoch nicht als Empfänger.
„Dritter“
Dritter ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle außer der betroffenen Person, dem Verantwortlichen, dem Auftragsverarbeiter und den Personen, die unter der unmittelbaren Verantwortung des Verantwortlichen oder des Auftragsverarbeiters befugt sind, die personenbezogenen Daten zu verarbeiten.
„Einwilligung“
Einwilligung ist jede von der betroffenen Person freiwillig für den bestimmten Fall in informierter Weise und unmissverständlich abgegebene Willensbekundung in Form einer Erklärung oder einer sonstigen eindeutigen bestätigenden Handlung, mit der die betroffene Person zu verstehen gibt, dass sie mit der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten einverstanden ist.

I. Der Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten und Ihre Rechte; Informationen nach Artikel 13 DS-GVO

Nachfolgend informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und die Ihnen nach den datenschutzrechtlichen Regelungen zustehenden Ansprüche und Rechte.

1. Welche Daten werden gesammelt und warum?

Grundsätzlich kann der Chatbot Govii vom Nutzer ohne die vorgelagerte Eingabe von personenbezogenen Daten wie z.B. die Eingabe Ihres Namens genutzt werden. Der Chatbot hat dann lediglich Kenntnis über den jeweiligen Chatverlauf. Es unterliegt Ihrer freien Entscheidung, ob und welche Daten Sie in den Chatbot eingeben.

Die Daten werden verschlüsselt gespeichert.

Die Speicherung der Chatverläufe erfolgt für maximal 90 Tage, wobei die IP-Adresse des Nutzers explizit nicht gespeichert wird. Somit ist keine direkte Zuordnung Ihres Chatverlaufs zu Ihrer Person möglich, es sei denn, die von Ihnen im Chatverlauf preisgegebenen Daten, ermöglichen eine solche Zuordnung. Alle Gesprächsinteraktionen (Nutzereingaben und Chatbot-Antworten) werden anhand einer zufällig erzeugten Zeichenkette (Chat-ID) zusammengefasst.

Eine Zuordnung bzw. Zusammenführung zwischen IP-Adresse und Chat-ID findet nicht statt, sodass grundsätzlich durch die Nutzung des Chatbots Govii keine personenbezogenen Daten erhoben werden.

Zur Verbesserung des Chatbots werden Chatverläufe auszugsweise analysiert. Daher sollten Sie die Eingabe persönlicher Daten, wie Kfz-Kennzeichen, Kontonummer, Rentenversicherungsnummer, Matrikelnummer und besonders sensible Daten zur Gesundheit, Informationen über die ethnische Herkunft, politische, religiöse, gewerkschaftliche oder sexuelle Orientierung, in den Chat vermeiden und Ihre Frage/Ihr Anliegen verallgemeinern.

Datensicherheit

Um Ihre Daten vor unerwünschten Zugriffen möglichst umfassend zu schützen, treffen wir technische und organisatorische Maßnahmen. Wir setzen auf unseren Webseiten ein Verschlüsselungsverfahren ein. Ihre Angaben werden von Ihrem Rechner zu unserem Server und umgekehrt über das Internet mittels einer TLS-Verschlüsselung übertragen. Sie erkennen dies in der Regel daran, dass in der Statusleiste Ihres Browsers das Schloss -Symbol geschlossen ist und die Adresszeile mit https:// beginnt.

2. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist:

Stadtverwaltung Trier
Am Augustinerhof
54290 Trier
Telefon 115
Telefax 0651/718-4100

vertreten durch
Oberbürgermeister Wolfram Leibe

Datenschutzbeauftragter:
Der Datenschutzbeauftragte ist:

Datenschutzbeauftragte der Stadtverwaltung Trier

Telefon 0651/718-1104
E-Mail: datenschutz@trier.de

Betroffene können sich jederzeit mit Anliegen zum Datenschutz an unseren Datenschutzbeauftragten wenden.

3. Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?

Ihre Daten werden verarbeitet, um einen Dialog mit dem Chatbot Govii zu ermöglichen. In diesem Dialog soll Govii Ihre Fragen zu Verwaltungsleistungen und anderen kommunalen Angeboten beantworten. Darüber hinaus verbessern Betreiber und Dienstleister den Chatbot durch Analyse der Chatverläufe stetig.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen dieser Öffentlichkeitsarbeit ist Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO und § 52c LVwG.

4. Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Die Chatverläufe werden zur Qualitätssicherung und Optimierung des Services maximal 90 Tage gespeichert und dann automatisiert gelöscht. Sollten Sie die entsprechenden Stellen kontaktieren und um Löschung Ihres Chatverlaufs vor Ablauf dieser Frist bitten, werden wir diesem Wunsch unverzüglich nachkommen. Halten Sie hierfür bitte Ihre zuvor notierte Chat ID bereit.

5. Verwendung von Cookies

Beim Starten des Chats werden notwendige Cookies auf Ihrem Rechner gespeichert. Ein Cookie ist eine Textdatei, die auf dem Rechner des Nutzers gespeichert wird. Die Dauer der Speicherung ist für jedes Cookie individuell verschieden.

Der Chatbot verwendet zwei unterschiedliche Cookies in Abhängigkeit des Anwendungszweckes. Allen Cookies ist gemein, dass sie nur in Ihrem Browser gespeichert werden, d.h. Sie haben die Kontrolle darüber und können diese jederzeit Löschen.

Cookie ARRAffinity

Für die Kommunikation mit dem Clouddienst wird ein kurzlebiges Sitzungscookie verwendet, welches eine willkürliche Buchstaben- und Zahlenfolge generiert und mit dem Schließen des Browers gelöscht wird. Dieses Cookie dient zur Gewährleistung der optimalen Vermittlung der Datenpakete zwischen Browser und Chatbot-Software.

Cookie RequesterDisabled

Dieses Cookie dient dem Zweck der Opt-out Feedback-Abfrage und verhindert weitere Nachfragen zur Abgabe einer Bewertung. Dieses Feedback können Sie entweder im Hauptmenü oder nach einigen Minuten der Inaktivität abgeben. Hierbei geben Sie anonym Ihre Daten ab. Sollten Sie dies nicht wünschen, können Sie die Option „nicht noch mal nachfragen“ aktivieren. Ihre Entscheidung wird durch Setzen des Cookies gemerkt. Dieses Cookie wird mit dem Schließen des Browsers gelöscht.

6. Wer bekommt meine Daten?

Wir geben Ihre Daten im Rahmen einer Auftragsverarbeitung gem. Art. 28 DSGVO an Dienstleister weiter, die uns beim Betrieb des Chatbots und der damit zusammenhängenden Prozesse unterstützen. Unsere Dienstleister sind uns gegenüber streng weisungsgebunden und entsprechend vertraglich verpflichtet.

Nachfolgend nennen wir Ihnen die Auftragsverarbeiter, mit denen wir zusammenarbeiten, sofern wir dies im vorstehenden Text der Datenschutzerklärung noch nicht getan haben. Sollten in diesem Rahmen Daten nach außerhalb der EU bzw. des EWR übertragen werden, machen wir Angaben zum angemessenen Datenschutzniveau.

Auftragsverarbeiter Zweck Angemessenes Datenschutzniveau
Govii UG Chatbot Weiterentwicklung & Verbesserung der Ausgabequalität Verarbeitung nur innerhalb EU/EWR

Darüber hinaus werden Daten, die beim Zugriff auf den Chatbot protokolliert wurden, an Dritte nur übermittelt, soweit wir gesetzlich oder durch Gerichtsentscheidung dazu verpflichtet sind oder die Weitergabe im Falle von Angriffen auf die Internetinfrastruktur der Betreiber zur Rechts- oder Strafverfolgung erforderlich ist.

Eine Weitergabe zu anderen nichtkommerziellen oder zu kommerziellen Zwecken erfolgt nicht.

Die von Ihnen eingegebenen persönlichen Informationen verwenden wir nur zu dem von Ihnen vorgetragenen Anliegen und nur innerhalb der Verwaltung der Stadt Trier. Wir werden, die von Ihnen eingegebenen Informationen auswerten, um eventuelle Verbesserungsnotwendigkeiten des Chatbot Angebots daraus abzuleiten.

7. Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Eine Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union (EU) bzw. des Europäischen Wirtschaftsraumes (EWR) erfolgt grundsätzlich nicht, da wir unseren Speicherort auf Rechenzentren in der Europäischen Union beschränkt haben. Es kann jedoch nicht ausgeschlossen werden, dass aufgrund von rechtlich begründeten Anforderungen (Gerichtsbeschlüsse etc.) Ihre Daten auch an Stellen außerhalb der EU bzw. des EWR bzw. an die Microsoft Corporation übermittelt werden müssen. Die Datenübermittlung in die USA erfolgt vorbehaltlich geeigneter Garantien im Sinne des Art. 46 DSGVO durch die Verwendung von Standarddatenschutzklauseln und zusätzlich getroffenen Maßnahmen.

8. Welche Datenschutzrechte habe ich?

Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie Betroffener im Sinne der DSGVO und es stehen Ihnen folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen zu:

Auskunftsrecht – Art. 15 DSGVO
Sie können eine Bestätigung darüber verlangen, ob personenbezogene Daten, die Sie betreffen, verarbeitet werden. Liegt eine solche Verarbeitung vor, können Sie über folgende Informationen Auskunft verlangen:

  • die Verarbeitungszwecke,
  • die Kategorie der personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden,
  • die Empfänger bzw. die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder noch werden,
  • die geplante Speicherdauer,
  • das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung oder Löschung,
  • das Bestehen eines Rechts auf Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch gegen diese Verarbeitung,
  • das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde,
  • alle Informationen über die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie
  • das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten.

Recht auf Berichtigung – Art. 16 DSGVO
Sie haben ein Recht auf unverzügliche Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen.

Recht auf Löschung – Art. 17 DSGVO
Sie können verlangen, dass Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist, unverzüglich gelöscht werden.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung – Art. 18 DSGVO
Sie können die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben.

Recht auf Datenübertragbarkeit – Art. 20 DSGVO
Sie haben das Recht, Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format vom Verantwortlichen zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen.

Widerrufsrecht – (Art. 7 DSGVO)
Sofern die Verarbeitung von Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung erfolgt, sind Sie nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO berechtigt, die Einwilligung in die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit zu widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.

Widerspruchsrecht – Art. 21 DSGVO
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, es liegen nachweisbar zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vor, die gegenüber Ihren Interessen, Rechten und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde – Art. 77 DSGVO
Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs haben Sie das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes wenden oder an das:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz
Postfach 30 40
55020 Mainz

Geltendmachung Ihrer Rechte
Sofern vorstehend nichts anderes beschrieben wurde, wenden Sie sich zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte bitte an datenschutz@trier.de