Datenschutzerklärung Govii SH

Wir nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst. Wir möchten,
dass Sie wissen, wann wir welche Daten erheben und wie wir sie verwenden. Es
wurden technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, die sicherstellen,
dass die Vorschriften über den Datenschutz einschließlich der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und des Landesdatenschutzgesetzes (LDSG) von allen
beteiligten Stellen beachtet werden.

Stand der Datenschutzinformation: 01.03.2021

I. Der Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten und
Ihre Rechte; Informationen nach Artikel 13 DS-GVO

Nachfolgend informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen
Daten und die Ihnen nach den datenschutzrechtlichen Regelungen zustehenden
Ansprüche und Rechte.

1. Welche Daten werden gesammelt und warum?

Grundsätzlich kann der Chatbot Govii vom Nutzer ohne die vorgelagerte Eingabe von
personenbezogenen Daten wie z.B. die Eingabe Ihres Namens genutzt werden. Der
Chatbot hat dann lediglich Kenntnis über den jeweiligen Chatverlauf. Es unterliegt
Ihrer freien Entscheidung, ob und welche Daten Sie in den Chatbot eingeben.

Die Daten werden verschlüsselt gespeichert.

Die Speicherung der Chatverläufe erfolgt für maximal 90 Tage, wobei die IP-Adresse
des Nutzers explizit nicht gespeichert wird. Somit ist keine direkte Zuordnung Ihres
Chatverlaufs zu Ihrer Person möglich, es sei denn, die von Ihnen im Chatverlauf
preisgegebenen Daten, ermöglichen eine solche Zuordnung. Alle
Gesprächsinteraktionen (Nutzereingaben und Chatbot-Antworten) werden anhand
einer zufällig erzeugten Zeichenkette (Chat-ID) zusammengefasst.

Eine Zuordnung bzw. Zusammenführung zwischen IP-Adresse und Chat-ID findet
nicht statt, sodass grundsätzlich durch die Nutzung des Chatbots Govii keine
personenbezogenen Daten erhoben werden.

Zur Verbesserung des Chatbots werden Chatverläufe auszugsweise analysiert.
Daher sollten Sie die Eingabe persönlicher Daten, wie Kfz-Kennzeichen,
Kontonummer, Rentenversicherungsnummer, Matrikelnummer und besonders
sensible Daten zur Gesundheit, Informationen über die ethnische Herkunft, politische,
religiöse, gewerkschaftliche oder sexuelle Orientierung, in den Chat vermeiden und
Ihre Frage/Ihr Anliegen verallgemeinern.

Datensicherheit
Um Ihre Daten vor unerwünschten Zugriffen möglichst umfassend zu schützen,
treffen wir technische und organisatorische Maßnahmen. Wir setzen auf unseren
Webseiten ein Verschlüsselungsverfahren ein. Ihre Angaben werden von Ihrem
Rechner zu unserem Server und umgekehrt über das Internet mittels einer TLS-Verschlüsselung übertragen. Sie erkennen dies in der Regel daran, dass in der Statusleiste Ihres Browsers das Schloss
-Symbol geschlossen ist und die Adresszeile
mit https:// beginnt.

2. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich
wenden?

Verantwortliche Stellen sind der IT-Verbund Schleswig-Holstein sowie das
Ministerium für Energiewende, Landwirtschaft, Umwelt, Natur und Digitalisierung des
Landes Schleswig-Holstein (MELUND), genauer das Zentrale IT-Management der
Landesregierung (ZIT):

IT-Verbund Schleswig-Holstein (ITVSH):
Reventlouallee 6
24105 Kiel
E-Mail: info@itvsh.de

Behördlicher Datenschutzbeauftragter des ITVSH:
E-Mail: datenschutz@itvsh.de


Land Schleswig-Holstein, Ministerium für Energiewende, Landwirtschaft,
Umwelt, Natur und Digitalisierung (MELUND) – Zentrales IT-Management (ZIT):

Niemannsweg 220
24106 Kiel
E-Mail: internetredaktion@melund.landsh.de

Behördliche Datenschutzbeauftragte des MELUND – ZIT SH:
E-Mail: dsb-zit@melund.landsh.de

3. Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher
Rechtsgrundlage?

Ihre Daten werden verarbeitet, um einen Dialog mit dem Chatbot Govii zu
ermöglichen. In diesem Dialog soll Govii Ihre Fragen zu Verwaltungsleistungen und
anderen kommunalen Angeboten beantworten. Darüber hinaus verbessern Betreiber
und Dienstleister den Chatbot durch Analyse der Chatverläufe stetig.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen dieser
Öffentlichkeitsarbeit ist Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO und § 52c LVwG.

4. Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Die Chatverläufe werden zur Qualitätssicherung und Optimierung des Services
maximal 90 Tage gespeichert und dann automatisiert gelöscht. Sollten Sie die entsprechenden Stellen kontaktieren und um Löschung Ihres
Chatverlaufs vor Ablauf dieser Frist bitten, werden wir diesem Wunsch unverzüglich
nachkommen. Halten Sie hierfür bitte Ihre zuvor notierte Chat ID bereit.

5. Verwendung von Cookies

Beim Starten des Chats werden notwendige Cookies auf Ihrem Rechner gespeichert.
Ein Cookie ist eine Textdatei, die auf dem Rechner des Nutzers gespeichert wird. Die
Dauer der Speicherung ist für jedes Cookie individuell verschieden.

Der Chatbot verwendet zwei unterschiedliche Cookies in Abhängigkeit des
Anwendungszweckes. Allen Cookies ist gemein, dass sie nur in Ihrem Browser
gespeichert werden, d.h. Sie haben die Kontrolle darüber und können diese jederzeit
Löschen.

Cookie ARRAffinity
Für die Kommunikation mit dem Clouddienst wird ein kurzlebiges Sitzungscookie
verwendet, welches eine willkürliche Buchstaben- und Zahlenfolge generiert und mit
dem Schließen des Browers gelöscht wird. Dieses Cookie dient zur Gewährleistung
der optimalen Vermittlung der Datenpakete zwischen Browser und Chatbot-Software.

Cookie RequesterDisabled
Dieses Cookie dient dem Zweck der Opt-out Feedback-Abfrage und verhindert
weitere Nachfragen zur Abgabe einer Bewertung. Dieses Feedback können Sie
entweder im Hauptmenü oder nach einigen Minuten der Inaktivität abgeben. Hierbei
geben Sie anonym Ihre Daten ab. Sollten Sie dies nicht wünschen, können Sie die
Option „nicht noch mal nachfragen“ aktivieren. Ihre Entscheidung wird durch Setzen
des Cookies gemerkt. Dieses Cookie wird mit dem Schließen des Browsers gelöscht.

6. Wer bekommt meine Daten?

Wir geben Ihre Daten im Rahmen einer Auftragsverarbeitung gem. Art. 28 DSGVO
an Dienstleister weiter, die uns beim Betrieb des Chatbots und der damit
zusammenhängenden Prozesse unterstützen. Unsere Dienstleister sind uns
gegenüber streng weisungsgebunden und entsprechend vertraglich verpflichtet.

Nachfolgend nennen wir Ihnen die Auftragsverarbeiter, mit denen wir
zusammenarbeiten, sofern wir dies im vorstehenden Text der Datenschutzerklärung
noch nicht getan haben. Sollten in diesem Rahmen Daten nach außerhalb der EU
bzw. des EWR übertragen werden, machen wir Angaben zum angemessenen
Datenschutzniveau.

Auftragsverarbeiter Zweck Angemessenes
Datenschutzniveau
Govii UG Chatbot
Weiterentwicklung
& Verbesserung der
Ausgabequalität
Verarbeitung nur
innerhalb EU/EWR

Darüber hinaus werden Daten, die beim Zugriff auf den Chatbot protokolliert wurden,
an Dritte nur übermittelt, soweit wir gesetzlich oder durch Gerichtsentscheidung dazu
verpflichtet sind oder die Weitergabe im Falle von Angriffen auf die
Internetinfrastruktur der Betreiber zur Rechts- oder Strafverfolgung erforderlich ist.

Eine Weitergabe zu anderen nichtkommerziellen oder zu kommerziellen Zwecken
erfolgt nicht.

Die von Ihnen eingegebenen persönlichen Informationen verwenden wir nur zu dem
von Ihnen vorgetragenen Anliegen und nur innerhalb der Verwaltung des Land
Schleswig-Holstein und dem IT-Verbund Schleswig-Holstein. Wir, das Land
Schleswig-Holstein und der IT-Verbund Schleswig-Holstein, werden gemeinsam mit
der Kommune, für die der Chatbot Auskunftsleistungen erbringt, die von Ihnen
eingegebenen Informationen in anonymisierter Form auswerten, um eventuelle
Verbesserungsnotwendigkeiten des Chatbot Angebots daraus abzuleiten.

7. Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation
übermittelt?

Eine Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union (EU) bzw. des
Europäischen Wirtschaftsraumes (EWR) erfolgt grundsätzlich nicht, da wir unseren
Speicherort auf Rechenzentren in der Europäischen Union beschränkt haben. Es
kann jedoch nicht ausgeschlossen werden, dass aufgrund von rechtlich begründeten
Anforderungen (Gerichtsbeschlüsse etc.) Ihre Daten auch an Stellen außerhalb der
EU bzw. des EWR bzw. an die Microsoft Corporation übermittelt werden müssen. Die
Datenübermittlung in die USA erfolgt vorbehaltlich geeigneter Garantien im Sinne
des Art. 46 DSGVO durch die Verwendung von Standarddatenschutzklauseln und
zusätzlich getroffenen Maßnahmen.

8. Welche Datenschutzrechte habe ich?

Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie Betroffener im
Sinne der DSGVO und es stehen Ihnen folgende Rechte gegenüber dem
Verantwortlichen zu:

Auskunftsrecht – Art. 15 DSGVO
Sie können eine Bestätigung darüber verlangen, ob personenbezogene Daten, die
Sie betreffen, verarbeitet werden. Liegt eine solche Verarbeitung vor, können Sie
über folgende Informationen Auskunft verlangen:

  • die Verarbeitungszwecke,
  • die Kategorie der personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden,
  • die Empfänger bzw. die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre
    Daten offengelegt wurden oder noch werden,
  • die geplante Speicherdauer,
  • das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung oder Löschung,
  • das Bestehen eines Rechts auf Einschränkung der Verarbeitung oder
    Widerspruch gegen diese Verarbeitung,
  • das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde,
  • alle Informationen über die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns
    erhoben wurden, sowie
  • das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich
    Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten.

Recht auf Berichtigung – Art. 16 DSGVO
Sie haben ein Recht auf unverzügliche Berichtigung unrichtiger oder
Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu
verlangen.

Recht auf Löschung – Art. 17 DSGVO
Sie können verlangen, dass Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten
soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung
und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des
öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von
Rechtsansprüchen erforderlich ist, unverzüglich gelöscht werden.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung – Art. 18 DSGVO
Sie können die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten
verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die
Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder
Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO
Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben.

Recht auf Datenübertragbarkeit – Art. 20 DSGVO
Sie haben das Recht, Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt
haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format vom
Verantwortlichen zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen
Verantwortlichen zu verlangen.

Widerrufsrecht – (Art. 7 DSGVO)
Sofern die Verarbeitung von Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung erfolgt, sind Sie
nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO berechtigt, die Einwilligung in die Verwendung Ihrer
personenbezogenen Daten jederzeit zu widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der
Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind,
sind davon nicht betroffen.

Widerspruchsrecht – Art. 21 DSGVO
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben,
jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten,
die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen.
Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, es
liegen nachweisbar zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vor, die
gegenüber Ihren Interessen, Rechten und Freiheiten überwiegen, oder die
Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von
Rechtsansprüchen.

Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde – Art. 77 DSGVO
Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen
Rechtsbehelfs haben Sie das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren.
In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen
Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes wenden oder an das

Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein
Postfach 71 16
24171 Kiel
Mail: mail@datenschutzzentrum.de

Geltendmachung Ihrer Rechte
Sofern vorstehend nichts anderes beschrieben wurde, wenden Sie sich zur
Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte bitte an dsb-zit@melund.landsh.de